Päivitetty 14.11.2023
Tämä dokumentti on Moneks-Siivous Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
1. Rekisterinpitäjä
Moneks-Siivous Oy ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvat yhtiöt
Päätoimipaikan yhteystiedot
Horsmakuja 8
01300 Vantaa
Suomi
info@moneks.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kaikki yhteydenotot voi lähettää sähköpostilla info@moneks.fi.
Yhteyshenkilö:
Jesse Leino, operatiivinen johtaja
p. 050 363 4586
jesse.leino@moneks.fi
3. Mitä henkilötiedoilla tarkoitetaan?
Henkilötietoja ovat sellaiset tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti esimerkiksi yhdistämällä yksittäinen tieto johonkin toiseen tietoon, joka mahdollistaa tunnistamisen. Henkilö voidaan tunnistaa esimerkiksi nimen, henkilötunnuksen tai jonkin hänelle tunnusomaisen tekijän perusteella.
Tietosuoja on kaikkien oikeus. Käsittelemme henkilötietojasi lainmukaisesti, asianmukaisesti ja läpinäkyvästi. Keräämme vain tiedot, joita tarvitsemme liiketoimintaamme varten. Turvaamme tietosi käyttäen asianmukaisia teknisiä tai organisatorisia toimia. Emme kerää henkilötietoja silloin, kun niiden kerääminen ei ole välttämätöntä.
4. Mitä henkilötietoja keräämme ja käsittelemme?
Tietomme ovat peräisin sinulta. Keräämme niitä, kun asioita kanssamme ja jätät yhteystietosi meille tai ostat palveluitamme. Keräämme myös tietoja yrityksistä ja yhteyshenkilöistä, joille haluamme markkinoida tai myydä palveluitamme julkisista lähteistä. Keräämme tietoa myös kun haet meille töihin.
Keräämme henkilötietoja asiakkailtamme, työntekijöiltämme, työnhakijoiltamme, alihankkijoiltamme sekä toimittajiltamme ja näiden edustajilta, sekä muilta sidosryhmiltä ja verkkosivullamme vierailevilta. Keräämämme henkilötiedot voivat olla yhteystietosi (kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostisoite), tunnistustiedot (kuten henkilökortti- tai passitiedot) tai demografiset tiedot (kuten ikä, syntymäaika ja äidinkieli).
Keräämme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:
- Palvelujen myynti (tarjouspyynnöt ja sopimukset sekä niihin liittyvät tiedot)
- Laskutus (maksu- ja luottotiedot, esimerkiksi pankkiyhteystiedot palvelujen maksamista varten)
- Tuote- ja palvelukehitykseen (verkkoliikennetiedot ja tunnisteet, asiakaspalautteet)
- Viestintään (asiakkaille ja muille sidosryhmille)
- Asiakasrekisterin ylläpitoon (henkilö- ja yritystiedot)
Henkilötietoja voidaan kerätä myös anonyymin ilmoituskanavan (Whistleblowing) kautta. Kanavan kautta tulleita ja asianosaisia kolmansista osapuolista kerättyä tietoa voidaan käsitellä ilmoituksen selvittämiseksi. Ilmoituskanavasta saatuja henkilötietoja säilytetään tarpeen mukaisesti ja lain määrittämissä puitteissa. Kanavasta kerätyt henkilötiedot koskevat aiemmin mainittujen henkilötietojen lisäksi ilmoittajan muita tärkeiksi katsomiaan tietoja.
Tietoja kerätään palvelujen laadun kehittämiseksi, työsuhteen hallinnoimiseksi, asiakassuhteiden hallinnoimiseksi, liiketoiminnan ja palvelujen myynnin edistämiseksi, tuote- ja palvelukehitystä varten, asiakassuhteiden ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi sekä kaupallisten ja/tai oikeudellisten valitusten tai ongelmien käsittelemiseksi. Tietoja voidaan kerätä myös viranomaismääräysten noudattamiseksi.
Emme kerää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (kuten etninen alkuperä, uskonto, seksuaalinen suuntautumien) ellei laki niin erikseen velvoita. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. Emme myöskään kerää yksityishenkilöiden henkilötietoja markkinointitarkoituksiin, kuten suoramarkkinointiin tai myynninedistämiseen.
Sinulla on oikeus olla antamatta meille tietoja ja olla tunnistautumatta meille. Kuitenkin, jos päätät olla luovuttamatta pyytämiämme henkilötietoja tai et halua tunnistautua, emme ehkä voi tarjota sinulle haluamiasi palveluja tai tietoja.
5. Mistä ja miten henkilötietoja kerätään?
Pääasiassa henkilötiedot kerätään suoraan nettisivujemme tai palvelujemme käyttäjiltä sähköisesti. Tietoja kerätään esimerkiksi silloin, kun käytät verkkosivujamme, lähetät tietoa sähköpostitse tai keskustelet puhelimessa yrityksemme edustajan kanssa. Tietoja saatetaan kerätä myös ulkopuolisista tietolähteistä, kuten julkisista tietolähteistä (yritysten verkkosivut) tai Suomen Asiakastiedolta. Tietoja kerätään myös anonyymin ilmoituskanavan kautta. Hävitämme kaikki palvelujemme tarjoamiseksi epäoleelliset henkilötiedot, ellei laki erikseen vaadi säilyttämään niitä.
6. Evästeet
Kun käyt verkkosivuillamme verkkosivustolla, se voi tallentaa tai hakea tietoja selaimesta yleensä evästeiden muodossa. Nämä tiedot voivat koskea sinua, asetuksiasi tai laitettasi tai niillä muokataan sivustoa toimimaan odottamallasi tavalla. Eväste ei pysty tunnistamaan sinua ja jos et halua käyttää evästeitä, voit torjua ne selaimesi asetusten avulla. Kolmansien osapuolien evästeille pyydetään aina erillinen suostumus.
Käytämme sivuillamme Google Analyticsiä tai vastaavia työkaluja keräämään tietoja vuorovaikutuksesta verkkosivuillamme. Evästeitä käytetään tallentamaan tietoja, joista ei voi tunnistaa henkilöä, kuten milloin kyseinen käynti tapahtui, oliko kävijä käynyt sivustolla aiemmin, ja mikä sivusto ohjasi kävijän verkkosivulle. Analytiikkaa hyödynnetään kotisivujemme sekä palvelujemme kehittämiseen.
7. Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille
Emme luovuta tietoja säännönmukaisesti yrityksen ulkopuolelle. Huomioithan kuitenkin, että nettisivujemme evästeet keräävät käyttäjäkohtaista tietoa yllä olevan kohdan 6. ”Evästeet” mukaisesti. Evästeiden, kuten Google Analyticsin keräämä tieto esimerkiksi käyttäjämääristä on suoraan kolmannen osapuolen käytettävissä. Muissa tapauksissa tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta tai tuomioistuimen määräyksestä.
Jos tietoja luovutetaan kolmannelle osapuolelle, pyrimme kohtuullisin toimenpitein varmistamaan, että kyseiset osapuolet noudattavat ja heitä sitovat luottamuksellisuutta ja yksityisyydensuojaa koskevat velvoitteet henkilötietojen suojaamisessa. Tietojen luovutuksessa noudatetaan aina lain vaatimuksia.
8. Tietojen siirto EU/ETA ulkopuolelle
Tietojenkäsittelymme perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetukseen sekä paikalliseen erityislainsäädäntöön kuten kirjanpito- ja verolakeihin. Käytämme henkilötietojen käsittelyssä kansainvälisiä pilvipalveluita, joiden yhteydessä tietoja saattaa siirtyä Euroopan talousalueen (EEA) ulkopuolelle. Huolehdimme siitä, että tietojen siirroissa käytetään EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia suojatoimenpiteitä.
9. Henkilötietojen suojaus ja turvallisuus
Henkilötietoja säilytetään paperisissa tai sähköisissä arkistoissa. Huomiomme henkilötietojen tallentamisessa lain vaatimukset henkilötietojen väärinkäytön sekä luvattomilta henkilöiltä tietoihin pääsyn estämiseksi. Kaikkiin yrityksemme käyttämiin arkistoihin on rajatut käyttöoikeudet vain niillä henkilöillä, joilla on tosiasiallinen tarve käyttää työssään arkiston sisältämiä henkilötietoa.
Pyrimme kohtuullisin toimenpitein varmistamaan, että henkilötiedot tuhotaan tai muutetaan pysyvästi anonyymeiksi sen jälkeen, kun niillä ei enää ole tämän tietosuojaselosteen mukaista käyttötarkoitusta. Tietojen muuttaminen anonyymeiksi tarkoittaa, ettei niistä voi enää tunnistaa yksittäistä rekisteröityä. Anonyymejä henkilötietoja voidaan säilyttää ikuisesti.
Jos olet yrityksemme nykyinen tai potentiaalinen asiakas, säilytämme tietojasi viiden (5) vuoden ajan siitä laskettuna, kun olet viimeksi asioinut kanssamme.
Palautelomakkeilla tehdyissä yhteydenotoissa ilmoitettujen henkilötietojen säilytysaika on viisi (5) vuotta.
10. Henkilötietoihin pääseminen ja niiden muuttaminen
Pyrimme kohtuullisin toimin varmistamaan, että sinusta säilyttämämme tiedot ovat tarkkoja, ajantasaisia, täydellisiä ja tarpeellisia, kun käytämme tai luovutamme niitä. Henkilötietoihisi liittyen sinulla on seuraavat oikeudet
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihisi
- Oikeus pyytää oikaisemaan henkilötiedot
- Oikeus pyytää tietojen poistamista
- Oikeus rajoittaa käsittelyä
- Oikeus vastustaa käsittelyä
- Sähköisestä suoramarkkinoinnista kieltäytyminen
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle
Sinulla on oikeus milloin tahansa perua antamasi suostumus henkilötietojen käsittelyyn sekä pyytää kyseisten tietojen poistamista. Kaikki pyynnöt henkilötietojen muuttamiseen tai niiden poistamiseen dokumentoidaan ja arkistoidaan lain vaatimusten mukaisesti.
Ilmoituskanavassa ilmoitettuihin henkilötietoihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja ilmoituksia käsittelevillä henkilöillä. Ilmoituskanavan henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan ajantasaisen lainsäädännön vaatimuksia.
Jos haluat tarkistaa, oikaista, päivittää, estää, rajoittaa tai poistaa henkilötietojasi, vastustaa henkilötietojen käsittelyä tai kieltäytyä siitä tai jos haluat saada kopion henkilötiedoistasi siirtääksesi ne toiselle yritykselle (siinä laajuudessa kuin soveltuva laki antaa sinulle nämä oikeudet), olethan yhteydessä yrityksemme tietosuojavaltuutettuun (ks. kohta 11. ”Miten otat yhteyttä henkilötietoasioissa?”).
11. Miten otat yhteyttä henkilötietoasioissa?
Voit halutessasi olla yhteydessä yrityksemme tietosuojavaltuutettuun. Yhteydenotot pyydetään lähettämään sähköpostilla osoitteeseen info@moneks.fi. Tietojen muuttamiseksi tai poistamiseksi meidän tulee varmistaa pyynnön esittäjän henkilöllisyys, joten pyyntöön tulisi mahdollisimman kattavasti kuvata pyynnön kohteena olevat henkilötiedot. Henkilötiedot muutetaan tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään yhden (1) kuukauden kuluessa siitä, kun pyyntö on käsitelty.
Otamme kaikki pyynnöt käsittelyyn ilman aiheetonta viivytystä ja vastaamme sinulle viimeistään kahden (2) kuukauden kuluessa pyyntösi vastaanottopäivämäärästä, ellei meillä ole tietosuojalain mukaista perustetta pidentää vastaamisen määräaikaa. Arvioimme pyynnöt tapauskohtaisesti ja pyydämme sinulta tarvittaessa lisätietoja sen käsittelemiseksi. Jos katsomme, että pyyntösi on selkeästi perusteeton tai kohtuuton, voimme kieltäytyä käsittelemästä pyyntöä tai periä hallinnollisten kustannusten kattamiseksi maksun. Henkilötietojen muuttaminen tai poistaminen tai kieltäytyminen tällaisen pyynnön toteuttamisesta ilmoitetaan kirjallisesti pyynnön tekijälle.
Jos et ole tyytyväinen ratkaisuumme voit olla yhteydessä tai tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisen yhteystiedot ja lisätietoja henkilötietojen käsittelyä koskien löydät tietosuojaviranomaisen nettisivulta osoitteesta www.tietosuoja.fi.
12. Tietosuojaselosteen päivittäminen
Päivitämme tietosuojaselostetta tasaisin väliajoin sekä aina tarpeen (kuten lakiuudistuksen tullessa voimaan) vaatiessa. Muutokset tietosuojaselosteeseen tulevat voimaan sen julkaisupäivänä.
